Защо седмичните срещи за проверка са непродуктивни и какво можете да направите по въпроса

Разпространението на добронамерени, отдалечени „срещи за регистрация“ по време на пандемията само затрудни работата. Според проучвания повечето работници казват, че искат по-малко срещи и че тези срещи ги правят по-малко продуктивни, но има са начини да овладеете всички „допирни точки“, залепващи вашия календар. Ето как можете да възстановите графика си, без да отчуждавате колегите си.

Случайната „среща за регистрация“ всъщност е просто още една официална среща

Сътрудничеството и общуването са много по-трудни при дистанционна работа в сравнение с работата заедно в офис. За да компенсират, много работници са добавили повече срещи за „чекиране“ към графика си – твърде много, оказва се, като скорошно проучване на отдалечени служители разкрива, че 70% от анкетираните се надяват да имат по-малко срещи, след като се върнат в офиса. И тъй като отдалеченият служител е буквално по-малко видим, супервайзорите са по-склонни да разчитат на „проверки“, за да се уверят, че служителят се справя добре.

Проблемът е, че много от тези срещи са просто по-малко ефективни от спонтанните сбирки през пътеката, които някога са определяли работата в офиса. За всички предимства на работата от разстояние, дори координирането на „бързо обаждане“ изисква текстов чат, изпращане на покани и изискване на част от календара ви. Преди, когато колега беше затрупан в офиса, беше по-вероятно да го направите виж и се върнете по-късно, освен ако не е спешно.

И тези допълнителни виртуални срещи също не винаги са ефективни, особено за екипни разговори. Няма странични разговори, по-малко уточняващи междуметия, а при видеосрещите има паноптичен ефект, че винаги сте „включени“, което води до Zoom умора (сравнете виртуален „щастлив час“ с истинско парти в офиса). Докато едно проучване установи, че средната продължителност на срещите спадна с 20% по време на пандемията е не е ясно че са по-ефективни.

Как да избегнете твърде много срещи за регистрация

• Блокирайте време в графика си за реална работа. Според The ​​Muse , средният мениджър обикновено прекарва 35% от работния си ден на срещи. Въпреки че това може да не е напълно избегнато, трябва да отделите големи периоди от два до три часа за работа, която изисква постоянна концентрация. По същия начин трябва да отделите време, в което са на разположение и за срещи, тъй като искате да сте гъвкави за екипа, когато възникнат нужди.
• Настоявайте за дневен ред. Ако срещите се проточват без особена цел или поради твърде много малки разговори, поискайте дневен ред – дори ако е нещо неофициално, като шепа точки с точки, изпратени през Slack. Разумно е да поискате дневен ред, за да можете да сте подготвени за срещата. Освен това дневният ред има допълнителното предимство да даде структура на вашата среща, тъй като винаги можете да върнете отклоняващ се разговор обратно към заявените цели на срещата.
  
• Научете се да отказвате учтиво срещи. Стига да можете да посочите час по час отчет за работата си и да обясните приоритетите си, възможно е да откажете среща, защото сте твърде заети. Това е мястото, където блокираният календар може да бъде полезен, тъй като тогава проблемът се превръща в „конфликт на планиране“.
• Уверете се, че вашият ръководител познава стила ви на комуникация. Супервайзорите не са четци на мисли и някои от техните преки подчинени ще изискват повече внимание от други, но това не означава, че се нуждаете от лично обаждане за проверка всяка седмица, само защото някой друг го прави. Например, няма нищо лошо в това внимателно да предложите двуседмични срещи вместо седмични или телефонно обаждане вместо видео чат, например.